提高效率，先以正确的方式打开Doit.im

开篇

最近两三个月，因为听说我们要发新版，大家都翘首期盼着。有很多鼓励加油的声音，也有不少批评声对我们的延期表达不满。对所有这些，我们真的都非常感谢！感谢你们的关注、支持、耐心、理解！这次的延期真的很特殊，原因在论坛里都回复过了，不再赘述，不过仍跟大家致歉，然后埋头加油便是。

正题导语

这篇，在新版出来之前，在即将进入尾声的2016年的冬夜，冲上咖啡，来讲提高效率这件事。

今天有用户问我：

我在培养使用Doit.im的习惯，因为没有及时总结，在收集箱里积压了不少事情的零散的点，我希望能有途径将收集箱下的不同任务项目按生成的时间顺序合并在一起。

这感觉，大家似曾相识么？任务很多，对，选好了系统都收集到里面了，可是怎么还是很乱呢？我要更多功能来整理！——我很感谢这位用户说到了我们很多人都存在的问题，如果他不告诉我，我今天不会来写这一篇。真的很多用户，并没有好好利用现有的功能，一直想要新功能。愿意跟我们提出建议的，我们心怀十二分的感激。但如果是说提高效率，那我首先建议大家先把现有的功能利用起来。

入正题

作为GTD app, Doit.im秉承GTD核心理念，又在此基础上加以改进，尽可能想办法让大家用得更方便。我在这里还是用GTD五大步骤为主线，来结合到Doit.im里，讲运用。希望能对大家有启发有帮助。如果这些你都已知道，那就直接略过，当我啰嗦啦！

I. 第一步：收集 Collect

我们的效率低下很多时候源自脑袋里想的东西太多，在做一件事情的时候容易分心想到其他的事情，所以我们做的第一件事情，就是将脑袋里想到的所有的事情清空，把它们统统放入到Doit.im收集箱中。收集的过程中，我们可以一次性快速连续地输入多条，以便不打断脑袋的思考：

电脑客户端上，在Inbox顶部的输入框，在快速连续输入的同时，还有引导提示，以便把所有能想到的方面都输入到系统，清空脑袋。
在手机端，可以在列表页面顶部下拉用smart add快速连续输入（呈现方式在新版上会考虑作改进，但功能一定还是会有的）如果平时临时加入的一件两件事情，你可以根据需要用这些快速输入或者只用用 ‘+’到任务的详细页面添加。

II. 第二步：处理 Process

处理是根据Inbox里面已经收集好的内容，从上到下逐条确定是否需要做、要做的话其下一步行动是什么，尽量专门抽出至少半个小时时间来做处理（时间长短由你自己按你的收集内容多少定） — 建议不去选择性地跳过处理，因为如果这样，到后面很可能出现你目前这种收集箱内容过多未经处理的情况。处理大致分：

完成：处理时发现这条任务已经完成？那就打勾完成；
删除：处理时发现这条任务已经没用了？那就直接删除；
修改：当前任务是单步骤任务，但是不可执行的，那就要想出下一步对应可执行的待办任务（比如：收集时写了’去看望王爷爷’，但我不知道王爷爷在不在家，如果在才能去。所以我可能把任务改成下一步具体的可执行任务：打电话给王爷爷，问他下午在不在家）
移动：如果这条任务待办可执行，比如确定需要明天（或任其他一个时间）去做，那么就将它移动到相应的时间列表（web端和电脑客户端可以用鼠标拖动到左侧目标列表，手机端有’移动’功能，长按任务条可以看到’移动到’ — 这个操作和功能点在新版中有进一步改进，可以直接在此将项目、情境、目标一并设置）
转化成项目：如果发现这条任务一次性完不成，需要分成多个步骤（比如：开始收集时，就写了一个’去长滩岛旅游’，显然无从下手），那么这时处理时可以将它转化成项目，然后在这个项目下添加在这个多步骤任务（即项目）下面下一步首先可以做的事情。（web端和电脑客户端可以用鼠标右键或在任务的详细页看到’转化成项目’按钮，手机端长按任务条可以看到’转化成项目’ — 这个操作在新版中也有进一步改进）
专门建立一个项目，收集资料文件：如果处理到的任务是讯息性的资料，待以后查询的，我建议可以建立一个项目，可以根据需要设成冻结项目，需要时可以搜索查看它下面的资料。
发送给他人：如果完成该任务的最佳人选不是你自己而是别人，那就到任务详细页把任务发送给他人。

III. 第三步：整理 Organize

整理在处理之后，但很多时候会交错进行。在Doit.im系统中，整理最终的结果就是归类到各相应的列表下。比如在处理收集箱的任务时，我处理好确定了某任务的下一步行动后，就开始整理该下一步行动的属性，通过在任务列表页’移动到’其他时间列表（新版还可以同时移动到项目、情境、目标列表）或在任务编辑页添加修改它的开始时间、截止时间、重复策略、项目、情境、标签、提醒。这样经过处理+整理，收集来的初级任务都整成了可执行的行动，每一个行动又都归类到了相应的时间、项目、情境、目标列表中，而发送给他人的任务则在’等待’列表中。这样到具体的某天，我们就可以看到安排好的任务出现在今日待办。

IV. 第四步：回顾 Review

回顾是为了让自己对所有任务都尽在掌握。其中最主要的是每日回顾和每周回顾。

每日回顾

分为两部分：

第一部分，每日计划

在每天任务开始前，回顾一下原本安排好的出现在今日待办的任务。这一步其实更偏重在计划，所以在Doit.im系统中称为’每日计划’。每日计划中，

我们先来确定原本安排好的任务是否已经有不需要再做的，那就删除；是否有已经完成的，就勾选完成；是否有需要发送给别人的，那就发送；是否有之前觉得可执行现在发现又不可执行了的，那就编辑修改它，或将其转成项目。
然后，我们预估每一件需要今天做的事情的执行时间。
预估好时间后，我们看下今天安排的任务总时间是太多还是太少，如果多了，则减掉一些到明天或之后做；如果少了，则可以考虑从’下一步行动’列表（就是放重要的但没有规定开始时间的任务 — 对于这一点，虽然GTD理论认为大部分我们要做的事情并没有规定的时间，但我们认为要提高效率，就要尽量把任务安排到具体的日子，而不是都扔在’下一步行动’）中加一些过来做。

第二部分，每日回顾

每天下午确定一个时间，来回顾今天的任务完成情况。看今天安排的任务是否都完成了，每条任务的完成时间跟预估时间差多少，是什么原因导致了这些差距。这样的回顾和简单的分析有助于我们之后更准确地评估和完成任务。

每周回顾：

每周回顾是将基本所有的任务项目列表都检查回顾一遍：

检查收集箱的任务是否都已处理完毕，如果没有就处理完
检查更新以下列表：


下一步行动列表
日程列表
等待列表
项目列表
* 也看一下将来列表，把异想天开的梦想更新进去



Doit.im新版本将逐渐加入日历，使得日回顾和周回顾变得更方便直观。
 

V. 执行

可以将今日待办中的任务按开始时间、优先级、情境等分组执行。比如：我在外面办事，那我就可以按情境分组，把在某个地点的事情一起办理。
值得一提的是，你可以在chrome extention下载toggl time tracker，这样，当你在使用web版的doit.im时，它可以帮你计算每条任务花费的时间。这是第三方开发的，但非常推荐。

当你完成任务时，勾选完成即可。
对于已完成的任务，你可以将他们归档，这功能在电脑和手机客户端都有。
归档后的任务，可以到web端 - 已完成列表 - 右上角的’归档库’tab图标，进入可以看到归档的任务。

以上是我啰嗦了Doit.im结合GTD的完整使用过程。目前我们系统在效率管理界基本是最有竞争力的，满满都是干货哈哈，只是我们的使用引导、营销都没有做，所以并不如其他有些产品噱头足。当然，引导确实非常重要，我们接下来在这块上也会深入思考，把引导做好。

你看按上面这流程走一遍，你的任务管理是否还有问题？如果上述里任意一点你觉得有不同意见或有更好的建议，非常欢迎随时告诉我，我最喜欢不同的思考碰撞。

写在最后

这篇是我现想现打的字，所以还没来得及加图。
能看完这么一长篇纯文字的一定是真爱，真爱们请留个言吧！非常感谢你们极致的耐心和浓浓的爱！

（好吧，还没法留言）有任何想法或意见，赶紧向我们扔邮件
万分感谢！:"D

文章分类:

开篇