Doit.im for Web教程（五） 执行

具体到每个繁忙和辛劳的工作日中，您是怎么选择行动方案的呢？ 是相信您的的本能反应和直觉呢？还是按步就班的来完成任务? 下面有3 个方面的评估标准对行动的决策过程极有帮助：

1、选择当前行动的4个标准。 2、评估日常工作的3种分类。 3、回顾检查的6个层次。

接下来我们就来看看如何使用Doit.im for Web利用上面3个评估标准来实现行动的执行过程。

1）要选择哪个任务来执行，我们主要通过4个标准衡量：

情境 有多少时间 有多少精力 优先级

首先，当前情境（所在地点、所携带的工具等）限制了你目前只能做一部分事。觉得GTD的时间管理模式有效的人，都会对需要在特定情境下执行的任务设定“情境”（在Doit.im for Web中可以对每条任务设定情境）。比如对所有需要通过打电话处理的任务，都放在“电话”情境中，对所有需要在办公室处理的任务，都放在“办公室”情境中，对所有在电子市场处理的任务，都放在“电子市场”情境中。这样，当您要决定当前的下一步行动是什么的时候，就选择当前的情境，比如您现在就在公交车或的士上，那你就可以在Doit.im for Web中翻开“电话”情境，查看有多少任务需要通过电话处理。

其次，有多少时间可用也很好确定。比如15分钟后就要下车做一件别的事情，那就必须选择可以在15分钟甚至更短时间内把事情说清的电话。

再次，要看当前的精神状态。状态好的情况下，可以选择需要更多思考量的任务；而若是状态不佳，就只能选择不太需要思考的相对轻松的任务。

最费劲的就是要搞清楚“优先级”。若在同一情境下有两个任务，花费的时间和精力都类似，究竟怎么选择呢？GTD说看”优先级”，可是怎么确定优先级呢？

Doit.im for Web中有“优先级”的设置，对于这个概念，有不少人曾提出质疑说：GTD是根据自己的直觉来作出判断到底下一步行动是什么的，不是提前设好优先级的，所以GTD的任务不需要硬性的优先级的区分。确实GTD的作者是说按直觉来判断要做什么，但这个“直觉”是有标准的，当你将这些标准都融汇于自己的内心之后，那在选择任务时就信手捏来了。但不能否认的是，GTD概念中，在执行任务前，需要先确定任务的“优先级”。

现在我们来看下如何在Doit.im for Web中设置“优先级”，在完整添加任务过程中，可以看到有“优先级”选项：

点击进入之后，可选择“无”、“高”、“中”、“低”三种优先级，设置完成后保存就可以了。橙色表示的是“高”优先级，深蓝色表示“中”优先级，浅蓝色表示“低”优先级。

设置完成之后您会发现设置过优先级的任务左侧会出现和上图对应的不同颜色，表示任务不同的优先级：

2) 为了确定优先级，我们先来看日常工作的三种分类以及如何选择

执行事先安排好的事情 处理突发事件 安排你的工作

任何人都会遇到这样的情况：本来已将自己今天的工作全部安排好了，结果因为上午老板找你谈话，下午同事找你讨论项目，到下班的时候发现自己的“今日待办”中还有大量堆积。更糟糕的是，做老板找你谈话或跟同事讨论问题的时候，你还在想着，今天还有很多事情，做不完了，焦虑指数不停地上升。

这是因为：我们很多人总把突发事件当成了最重要的事情优先处理；我们在处理突发事件前没有快速全面地回顾浏览一下预定今天要做的所有的工作，以致心里愈发焦虑；在突发事件之间，其实还有不少的零碎时间，但我们没有好好利用。

现在我们来一一解决。突发事件在很多时候其实是可以推后的。比如，同事来找你讨论，但你手头有很重要的事在做，那么你可以请求将讨论延后半个小时，如果有可能，甚至可以考虑请其他同事代你参加。前提是，需要你自己冷静地确定哪件更重要。否则，不管是否重要，都去处理突发事件，结果是将本来安排好的重要事务都拖成了紧急事件，变成“救火”状态，做得很赶，还做不好。

当无法推迟突发事件的时候，请快速浏览一下安排好的事务，以便心里有底。

当老板发了邮件需要你立即处理一个事件时，你可以快速预估当前这个突发事件需要占用你多少时间，并快速浏览回顾一下之前安排好的任务，对于已经安排了但不是太重要的任务，可以推迟处理。因为有了这个快速的回顾，你又把自己的思路理清了，所以在处理当前这个突发事件的时候，你心里也就不焦虑了。——这样的快速回顾有必要经常进行，以便随时调整自己的任务安排，同时，对自己的任务了若指掌，当发生不可推迟的突发事件时，你就能以最快的速度作出反应来作调整。

零碎时间的利用。一般在突发事件和已安排的事件之间，时不时会有一些零碎的时间。

GTD作者建议我们建立一个“小事清单”。在Doit.im for Web中，你可以在“下一步行动”的箱子中对小事（你觉得可以花少量时间、少量精力就能完成的事情）加标签“小事”。这样，在零碎的时间里，在本箱子中通过标签过滤看到所有“小事”。如果您采纳了我们的建议将“下一步行动”箱子的任务按“情境”来分类查看，那么，当你过滤小事时，你可以看到按情境分类好的所有小事。只要看当前情境下的“小事”，就能执行了。——如果提前这样放好了，即便你只有打电话等待接通的那几秒种，你也可以快速查看一下接下来有哪些小事可以做。

小贴士： 所以说，应付意外事件，首先是要随时注意区分任务的重要性/优先级，才能在任何时候面对突发情况时立刻知道该如何正确处理（是先放入系统之后处理，还是打断手头的工作立刻处理）。而要达到这个境界的唯一途径，就是在多个层面上对自己的生活和工作进行正确的评估。

3）确定优先级最终标准：六层面评估工作和生活

GTD作者提出的六个层面，从高到低分别是： 人生 3-5年的愿景 1-2年的目标 工作责任 当前的项目 目前的行动

GTD提倡“自下而上”地思考问题。对于这点，我们的理解是：

a. 以高层目标为指引，从低层行动开始执行。

把高层次的目标放在心里，至少在心里有一个大方向，但，还是从当前的行动任务开始执行，以奠定好扎实的基础。（目标放在心里是为了若发现当前的任务违背了自己的价值观、人生方向，就毫不迟疑地维护自己的立场，取消这个行动）

这个做法首先不会导致自己太偏离自己的方向；其次，若不顾底层的行动而直接去自上而下地考虑，会因底层失控而致使对自己在其他层次的控制力不自信、最终不断受挫。只有完成当前的工作、达到短期的目标后，才有更多的信心、精力和资源去关注和开展更有重要、更高层次的事情。这个做法让大家更能达到内心的平衡，因此更高效。

b. 全面收集，确定原始动机。

当我们停下来收集任务的时候，我们要从所有六个层次进行收集。什么时候，我要达到什么目标，而为了达到这样的目标，我要作出哪些方面的调整。这些就是引发我们最底层次的当前行动的内在的、原始的动机。

在Doit.im for Web中，我们可以对这些目标分别建立一个项目或统一建立一个项目，写下自己的目标以及这个目标涉及的可能的行动。

c. 定期回顾，调整方向。

对已有的各级目标，定期回顾调整。对项目每周回顾，对工作职责每1-3个月回顾，对1-2年的目标、3-5年的愿景、人生目标则根据个人需要定期回顾调整一下。

这样，还是以直觉确定了任务的优先级，选出了当前待执行的任务。当然，直觉已经完全有了标准。